เอกสารเยอะไปไหม? เคล็ดลับการจัดการเอกสารในระบบ ISO/IEC 17025

เอกสารเยอะไปไหม? เคล็ดลับการจัดการเอกสารในระบบ ISO/IEC 17025
ในการบริหารจัดการเอกสารสำหรับระบบคุณภาพเป็นหนึ่งในความท้าทายที่สำคัญของห้องปฏิบัติการที่ต้องการพัฒนา และรักษาระบบคุณภาพ ตามมาตรฐาน ISO/IEC 17025 หลายครั้งที่บุคลากรห้องปฏิบัติการมีความรู้สึกว่าเอกสารที่ต้องจัดทำ หรือบริหารจัดการนั้นมีจำนวนมากเกินไป และเกิดความกังวลว่าจะจัดการอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ ไม่ให้เกิดความสับสน ง่ายต่อการสืบค้น เป็นเอกสารปัจจุบัน (ทันสมัย) หรือไม่ตกหล่น เป็นต้น
แต่แท้จริงแล้ว เอกสารที่ดี และเป็นระบบ ไม่ได้เป็นภาระ หรือมีความยุ่งยากอย่างที่หลาย ๆ คนคิด หากเรามีการออกแบบ และบริหารจัดการอย่างเหมาะสม      ก็จะกลายเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การบริหารงานในห้องปฏิบัติการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาด และช่วยให้ผ่านการรับรองมาตรฐานได้อย่างราบรื่น

ทำไมเอกสารถึงมีความสำคัญในระบบคุณภาพ
ระบบคุณภาพตามมาตรฐาน ISO/IEC 17025 เป็นระบบคุณภาพตามมาตรฐานที่พูดถึง “ข้อกำหนดเกี่ยวกับความสามารถของห้องปฏิบัติการทดสอบ และ     สอบเทียบ” โดยในการจัดทำเอกสารสำหรับระบบคุณภาพนี้ จะช่วยให้
1. ควบคุมกระบวนการทำงานให้มีความถูกต้อง และสม่ำเสมอ (Accuracy & Consistency)
2. ตรวจสอบย้อนกลับได้เมื่อต้องการตรวจทานผลการทดสอบ (Traceability)
3. สร้างหลักฐานที่เชื่อถือได้เมื่อมีการตรวจติดตามจากหน่วยงานรับรอง (Reliability)
4. ลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากการปฏิบัติงานที่ไม่ได้มาตรฐาน (Reduce errors)
 
อย่างไรก็ตาม การมีเอกสารมากเกินไปโดยไม่จำเป็นก็อาจกลายเป็นภาระในการบริหารจัดการ ดังนั้น ห้องปฏิบัติการจำเป็นต้องมีแนวทางที่ดีในการจัดการเอกสารให้เหมาะสม
 
เคล็ดลับในการบริหารเอกสารในระบบ ISO/IEC 17025
1. จัดหมวดหมู่เอกสารอย่างเป็นระบบ (Category)
ก่อนอื่น เราต้องมาทำความเข้าใจก่อนว่าเอกสารในระบบคุณภาพ โดยทั่ว ๆ ไป จะมีการแบ่งระดับชั้น (Layer) ของเอกสารออกเป็น 4 ระดับชั้น ดังนี้