ตอนที่ 3: ขั้นตอนการตรวจติดตามคุณภาพภายใน (Audit Process)

ตอนที่ 3: ขั้นตอนการตรวจติดตามคุณภาพภายใน (Audit Process)
หลังจากที่เราทำความรู้จักกับ Internal Audit และรู้แล้วว่าใครคือผู้ตรวจที่เหมาะสมพร้อมกับการเตรียมตัวในตอนที่ 1 และ 2 กันไปแล้ว วันนี้เราจะมาเข้าสู่หัวใจสำคัญของการทำ Internal Audit กันครับ นั่นก็คือ “ขั้นตอนการตรวจติดตามคุณภาพภายใน (Audit Process)” หรือจะเรียกว่า “วันจริงของการสอบ” ก็ได้ครับ!

การตรวจติดตามภายในไม่ได้เป็นการเดินเข้าไปตรวจแบบไม่มีแผนนะครับ แต่มีขั้นตอนที่เป็นระบบ เพื่อให้การตรวจมีประสิทธิภาพ และได้ข้อมูลที่ครบถ้วนที่สุด ลองมาดูกันว่ามีขั้นตอนอะไรบ้าง:
 
1. การประชุมเปิดการตรวจ (Opening Meeting): เริ่มต้นอย่างเป็นทางการ
ขั้นตอนนี้เปรียบเสมือนการ “เปิดประตู” การตรวจอย่างเป็นทางการครับ โดยทั่วไปแล้วจะใช้เวลาไม่นาน เป็นการรวมตัวกันระหว่าง ผู้ตรวจ (Auditor) และ ผู้ถูกตรวจ (Auditee) รวมถึงผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง เพื่อ:
(1.) แนะนำตัว: ผู้ตรวจแนะนำตัวเองและทีมงาน (ถ้ามี)
(2.) ทบทวนวัตถุประสงค์และขอบเขต: ยืนยันว่าวันนี้จะตรวจอะไรบ้าง และเพื่ออะไร
(3.) ยืนยันแผนการตรวจ: ตรวจสอบว่าตารางเวลา สถานที่ และบุคคลที่จะเข้าตรวจยังเป็นไปตามที่ตกลงไว้หรือไม่
(4.) เปิดโอกาสให้ซักถาม: ผู้ถูกตรวจสามารถสอบถามข้อสงสัยเกี่ยวกับการตรวจได้
สิ่งสำคัญ: ขั้นตอนนี้ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน มีความชัดเจน และสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงานร่วมกันครับ
 
2. การตรวจหน้างาน (On-site Audit): ลงมือค้นหาข้อมูล
นี่คือขั้นตอนที่สำคัญที่สุดและใช้เวลานานที่สุดครับ ผู้ตรวจจะเริ่มลงมือปฏิบัติงานตามแผนที่วางไว้ ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมหลักๆ ดังนี้:
(1.) สัมภาษณ์บุคลากร: ผู้ตรวจจะพูดคุยกับพนักงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อสอบถามถึงขั้นตอนการทำงาน ความเข้าใจในระบบ และปัญหาที่อาจพบ
(2.) ตรวจสอบเอกสารและบันทึก: ดูว่าเอกสารต่างๆ (เช่น ระเบียบปฏิบัติ, Work Instruction, แบบฟอร์ม) มีการนำไปใช้จริงหรือไม่ มีการบันทึกข้อมูลครบถ้วน ถูกต้อง และเป็นไปตามข้อกำหนดหรือไม่
ตัวอย่าง: ตรวจสอบบันทึกการสอบเทียบเครื่องมือ, บันทึกผลการทดสอบ, บันทึกการควบคุมสิ่งแวดล้อม
(3.) สังเกตการณ์การปฏิบัติงาน: ผู้ตรวจอาจจะขอสังเกตการณ์ขั้นตอนการทำงานจริง เพื่อดูว่าพนักงานทำงานตามระเบียบปฏิบัติที่กำหนดไว้หรือไม่
(4.) รวบรวมหลักฐาน: ไม่ว่าจะเป็นการสัมภาษณ์ การตรวจสอบเอกสาร หรือการสังเกตการณ์ ผู้ตรวจจะบันทึกข้อมูลและหลักฐานที่พบ ซึ่งอาจนำไปสู่การระบุข้อบกพร่อง (Nonconformity) หรือข้อสังเกต (Observation) ในภายหลัง
(5.) สื่อสารเบื้องต้น: หากผู้ตรวจพบประเด็นที่ต้องปรับปรุง อาจจะมีการสื่อสารเบื้องต้นกับผู้ถูกตรวจทันที เพื่อให้สามารถหาข้อมูลหรือหลักฐานเพิ่มเติมได้
สิ่งสำคัญ: ผู้ตรวจควรใจเย็น เป็นกลาง และเน้นการหาหลักฐานที่เป็นข้อเท็จจริง ส่วนผู้ถูกตรวจก็ควรให้ความร่วมมือ ตอบคำถามอย่างตรงไปตรงมา และแสดงหลักฐานที่จำเป็นครับ
 
3. การประชุมปิดการตรวจ (Closing Meeting): สรุปผลและข้อค้นพบ
เมื่อการตรวจหน้างานเสร็จสิ้นลง ก็ถึงเวลาของการประชุมปิดการตรวจ ซึ่งจะคล้ายกับการประชุมเปิด แต่มีวัตถุประสงค์เพื่อ:
(1.) สรุปผลการตรวจโดยรวม: ผู้ตรวจจะสรุปภาพรวมของการตรวจ และเน้นย้ำประเด็นสำคัญที่พบ
(2.) แจ้งข้อค้นพบ (Audit Findings): ผู้ตรวจจะแจ้งให้ทราบถึงข้อบกพร่อง (Nonconformity) หรือจุดที่ต้องปรับปรุง (Observation) ที่พบจากการตรวจ พร้อมทั้งอ้างอิงข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง
(3.) ให้โอกาสซักถาม: เปิดโอกาสให้ผู้ถูกตรวจสอบถามหรือชี้แจงเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อค้นพบ
(4.) แจ้งขั้นตอนถัดไป: อธิบายถึงกระบวนการหลังจากนี้ เช่น การจัดทำรายงานการตรวจ และการดำเนินการแก้ไขและป้องกัน (Corrective Action)
สิ่งสำคัญ: การประชุมปิดการตรวจต้องชัดเจน ตรงไปตรงมา และสร้างความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับผลการตรวจ เพื่อให้ห้องปฏิบัติการสามารถนำข้อค้นพบไปปรับปรุงได้อย่างถูกต้อง
 
เห็นไหมครับว่าการทำ Internal Audit ไม่ใช่เรื่องยุ่งยากซับซ้อน แต่เป็นการดำเนินงานที่เป็นระบบและมีขั้นตอนที่ชัดเจน ซึ่งทั้งหมดนี้ก็เพื่อให้ห้องปฏิบัติการของเราทำงานได้อย่างมีคุณภาพและได้มาตรฐาน ISO/IEC 17025:2017 อย่างแท้จริงครับ!

ในตอนหน้า เราจะมาดูกันว่า “สิ่งที่ผู้ตรวจมองหา และเอกสารที่สำคัญ” มีอะไรบ้าง

อย่าลืมกด Line, กด Share, กด Subscribe และติดตามกันนะครับ!