ตอนที่ 5: ผลการตรวจ (Audit Findings) และการแก้ไข

ตอนที่ 5: ผลการตรวจ (Audit Findings) และการแก้ไข
เราเดินทางมาถึงช่วงสำคัญของการทำ Internal Audit แล้วนะครับ! หลังจากที่ผู้ตรวจได้ลงพื้นที่ ตรวจสอบเอกสาร สังเกตการณ์ และสัมภาษณ์บุคลากรไปในตอนที่แล้ว วันนี้เราจะมาคุยกันถึงสิ่งที่ตามมาหลังจากการตรวจนั่นก็คือ “ผลการตรวจ (Audit Findings)” และที่สำคัญยิ่งกว่าคือ “เราจะจัดการกับข้อบกพร่องที่พบได้อย่างไร?”
เปรียบเทียบง่ายๆ ก็เหมือนกับตอนที่เราไปตรวจสุขภาพ แล้วคุณหมอแจ้งผลว่า “เจอไขมันในเลือดสูงนะ” หรือ “น้ำตาลเกินเกณฑ์นิดหน่อยนะ” นั่นแหละครับ นี่คือผลการตรวจที่บ่งชี้ว่ามีจุดที่เราต้องปรับปรุงเพื่อสุขภาพที่ดีขึ้น!

ผลการตรวจ (Audit Findings) มีอะไรบ้าง?
 
โดยทั่วไปแล้ว ผลการตรวจติดตามภายใน (Audit Findings) ที่ผู้ตรวจจะแจ้งให้เราทราบ จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลักๆ ครับ:
1. ข้อบกพร่อง (Nonconformity - NC):
คืออะไร?: คือสถานการณ์ที่ห้องปฏิบัติการ ไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO/IEC 17025:2017 หรือ ไม่ปฏิบัติตามเอกสารระบบคุณภาพที่ห้องปฏิบัติการกำหนดขึ้นมาเอง อย่างชัดเจน
ความรุนแรง: อาจจะแบ่งเป็น Major NC (ข้อบกพร่องสำคัญที่ส่งผลกระทบต่อความน่าเชื่อถือของผลการทดสอบอย่างมีนัยสำคัญ) หรือ Minor NC (ข้อบกพร่องเล็กน้อยที่ไม่ส่งผลกระทบรุนแรง)
ตัวอย่าง: “บันทึกการสอบเทียบเครื่องมือ X ไม่เป็นปัจจุบัน ไม่มีการระบุวันหมดอายุของใบรับรองการสอบเทียบ ซึ่งขัดกับข้อกำหนดของระเบียบปฏิบัติ QP-001 และข้อกำหนด 6.4.8 ของ ISO/IEC 17025:2017”
สิ่งที่ต้องทำ: ต้องได้รับการแก้ไข และต้องมีการดำเนินการแก้ไขและป้องกัน (Corrective Action) เพื่อไม่ให้เกิดขึ้นอีก
2. ข้อสังเกต / จุดที่ต้องปรับปรุง (Observation - OBS / Opportunity for Improvement - OFI):
คืออะไร?: เป็นข้อเสนอแนะ หรือจุดที่ผู้ตรวจเห็นว่า สามารถปรับปรุงให้ดีขึ้นได้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของระบบ หรือป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต แต่ยังไม่ถึงขั้นเป็นข้อบกพร่องที่ขัดกับข้อกำหนดโดยตรง
ความรุนแรง: ไม่ได้เป็นข้อกำหนดที่ต้องแก้ไขทันที แต่ควรพิจารณาเพื่อการพัฒนา
ตัวอย่าง: “พบว่ามีการจัดเก็บบันทึกผลการทดสอบไว้ในตู้เอกสารรวมกัน อาจมีโอกาสค้นหาได้ช้าเมื่อต้องการใช้งาน แนะนำให้แยกประเภท หรือจัดเรียงตามวันที่เพื่อความสะดวกในการค้นหา”
สิ่งที่ต้องทำ: ควรพิจารณานำไปปรับปรุง แต่ไม่จำเป็นต้องมี Corrective Action อย่างเป็นทางการ
 
แล้วจะจัดการกับการแก้ไขยังไง? (Corrective Action Process)
เมื่อเราได้รับแจ้งข้อบกพร่องแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการจัดการแก้ไข ซึ่งมีกระบวนการที่ชัดเจนเพื่อให้มั่นใจว่าปัญหาได้รับการแก้ไขอย่างแท้จริงและจะไม่กลับมาเกิดขึ้นซ้ำอีก:
1. ระบุสาเหตุรากเหง้า (Root Cause Analysis):
สิ่งสำคัญ: การแก้ไขปัญหาที่ปลายเหตุเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ! เราต้องหาสาเหตุที่แท้จริงว่า “ทำไมข้อบกพร่องนี้ถึงเกิดขึ้น?”
เทคนิค: อาจใช้เทคนิค 5 Whys (ทำไม? ทำไม? ทำไม?...) หรือ Fishbone Diagram (แผนภูมิก้างปลา)
ตัวอย่าง: ถ้าเครื่องมือไม่ได้สอบเทียบตามกำหนด อาจเป็นเพราะ “ไม่มีแผนเตือนล่วงหน้า” (ระบบ), “พนักงานไม่ทราบกำหนดเวลา” (บุคลากร), หรือ “งบประมาณไม่พอ” (ปัจจัยภายนอก)
2. กำหนดมาตรการแก้ไข (Correction) และ มาตรการแก้ไขและป้องกัน (Corrective Action):
Correction: คือการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า เพื่อให้สถานการณ์กลับมาเป็นปกติ (เช่น นำเครื่องมือไปสอบเทียบทันที)
Corrective Action: คือการแก้ไขที่ต้นเหตุ เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อบกพร่องแบบเดิมเกิดขึ้นซ้ำอีก (เช่น จัดทำระบบแจ้งเตือนการสอบเทียบอัตโนมัติ)
3. กำหนดผู้รับผิดชอบและระยะเวลา:
ต้องชัดเจนว่า “ใคร” เป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการแก้ไข และ “เมื่อไหร่” ที่ต้องดำเนินการให้แล้วเสร็จ
4. ดำเนินการแก้ไข:
ผู้รับผิดชอบดำเนินการตามแผนที่วางไว้
5. การทวนสอบประสิทธิภาพ (Effectiveness Verification):
สิ่งสำคัญที่สุด: หลังจากแก้ไขแล้ว ต้องตรวจสอบว่ามาตรการแก้ไขที่ทำไปนั้น มีประสิทธิภาพจริงหรือไม่? ปัญหาได้รับการแก้ไขที่ต้นเหตุและไม่เกิดขึ้นซ้ำอีกภายในระยะเวลาที่กำหนดหรือไม่?
ผู้ตรวจอาจจะติดตาม: ในการตรวจครั้งถัดไป ผู้ตรวจอาจจะกลับมาตรวจสอบว่าข้อบกพร่องเดิมได้รับการแก้ไขและป้องกันอย่างมีประสิทธิภาพแล้วหรือยัง
 
สิ่งสำคัญ: กระบวนการแก้ไขและป้องกันนี้ต้องได้รับการบันทึกไว้อย่างชัดเจนและเป็นระบบ เพื่อเป็นหลักฐานให้ผู้ตรวจภายนอกเห็นว่าห้องปฏิบัติการมีการจัดการกับข้อบกพร่องอย่างจริงจังและมุ่งมั่นที่จะพัฒนาคุณภาพอย่างต่อเนื่อง
 
เป็นยังไงบ้างครับกับเรื่องผลการตรวจและการแก้ไข? หวังว่าทุกคนจะเห็นถึงความสำคัญของการจัดการกับข้อบกพร่องอย่างเป็นระบบนะครับ ในตอนหน้าเราจะมาคุยกันถึงบทบาทของผู้ถูกตรวจ (Auditee) กันบ้างครับว่าควรเตรียมตัวและให้ความร่วมมืออย่างไร อย่าลืมกด Line, กด Share, กด Subscribe และติดตามกันนะครับ!