ตอนที่ 2: ใครคือผู้ตรวจ (Auditor)? และต้องเตรียม

ตอนที่ 2: ใครคือผู้ตรวจ (Auditor)? และต้องเตรียมตัวยังไง?

หลังจากที่เราทำความรู้จักกับ Internal Audit กันไปแล้วในตอนที่ 1 ว่ามันสำคัญแค่ไหนในการรักษาสุขภาพของระบบคุณภาพในห้องปฏิบัติการของเรา วันนี้เราจะมาเจาะลึกอีกหนึ่งประเด็นสำคัญ นั่นก็คือ “ใครคือผู้ที่จะมาทำหน้าที่เป็นผู้ตรวจ (Auditor)?” และ “ต้องเตรียมตัวยังไงให้พร้อมก่อนการตรวจ?”
ถ้าเปรียบ Internal Audit เป็นการตรวจสุขภาพ ผู้ตรวจ (Auditor) ก็คือ “คุณหมอ” หรือ “ผู้เชี่ยวชาญ” ที่จะมาตรวจร่างกายของเรานั่นเองครับ
 
ใครคือผู้ตรวจ (Auditor) ที่เหมาะสม?
การเลือกผู้ตรวจภายในเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะผู้ตรวจที่ดีจะช่วยให้เราเจอจุดที่ต้องปรับปรุงได้อย่างตรงจุด และให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์ได้ครับ คุณสมบัติสำคัญของผู้ตรวจที่ดีมีดังนี้:
1. มีความรู้ความเข้าใจใน ISO/IEC 17025:2017: อันดับแรกเลย ผู้ตรวจต้องรู้และเข้าใจข้อกำหนดของมาตรฐานนี้เป็นอย่างดี เพื่อให้สามารถประเมินได้ว่าสิ่งที่ห้องปฏิบัติการทำนั้นสอดคล้องกับมาตรฐานหรือไม่
2. มีความรู้ในระบบคุณภาพของห้องปฏิบัติการ: ผู้ตรวจควรเข้าใจกระบวนการทำงาน ขั้นตอนต่างๆ และเอกสารระบบคุณภาพของห้องปฏิบัติการที่จะทำการตรวจด้วย
3. เป็นกลางและไม่ลำเอียง (Impartiality): สำคัญมาก! ผู้ตรวจไม่ควรตรวจงานที่ตัวเองรับผิดชอบโดยตรง เพราะอาจทำให้ขาดความเป็นกลางและมองข้ามข้อผิดพลาดไปได้
4. มีทักษะการสื่อสารที่ดี: การตรวจติดตามไม่ใช่การจับผิด แต่เป็นการค้นหาโอกาสในการปรับปรุง ผู้ตรวจควรมีทักษะในการสัมภาษณ์ การตั้งคำถาม และการสื่อสารผลการตรวจอย่างมีประสิทธิภาพและสร้างสรรค์
5. ได้รับการฝึกอบรม: โดยทั่วไปแล้ว ผู้ตรวจภายในควรได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับการตรวจติดตามคุณภาพภายใน (Internal Auditor Training) เพื่อให้เข้าใจหลักการและเทคนิคการตรวจที่ถูกต้อง
 
สรุปง่ายๆ คือ: ผู้ตรวจที่ดีต้องเป็นคนมีความรู้ มีความเข้าใจ และที่สำคัญคือต้องเป็นกลางและยุติธรรมครับ!
 
ต้องเตรียมตัวยังไงก่อนการตรวจ? (สำหรับผู้ตรวจและผู้ถูกตรวจ)
การเตรียมตัวที่ดีจะช่วยให้การตรวจราบรื่นและได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพที่สุด ทั้งฝั่งผู้ตรวจและผู้ถูกตรวจควรเตรียมตัวดังนี้ครับ:
สำหรับผู้ตรวจ (Auditor):
1. วางแผนการตรวจ:
กำหนดขอบเขต: จะตรวจเรื่องอะไรบ้าง? (เช่น การควบคุมเอกสาร, การสอบเทียบเครื่องมือ, ความสามารถของบุคลากร)
กำหนดวันเวลา: จะตรวจเมื่อไหร่? ใช้เวลานานแค่ไหน?
เตรียม Checklist/แผนการตรวจ: ทำรายการคำถามหรือหัวข้อที่ต้องตรวจ เพื่อให้การตรวจเป็นไปตามระบบและไม่ตกหล่น
2. ทบทวนเอกสาร: ศึกษาเอกสารระบบคุณภาพที่เกี่ยวข้อง เช่น คู่มือคุณภาพ, ระเบียบปฏิบัติ, Work Instruction ที่เกี่ยวข้องกับขอบเขตที่จะตรวจ เพื่อให้เข้าใจกระบวนการก่อนลงพื้นที่จริง
 
สำหรับผู้ถูกตรวจ (Auditee - คนที่ถูกตรวจ):
1. เตรียมเอกสารให้พร้อม: รวบรวมเอกสาร บันทึกผล และหลักฐานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับขอบเขตการตรวจให้พร้อมและค้นหาได้ง่าย
ตัวอย่าง: บันทึกการสอบเทียบเครื่องมือ, ผลการตรวจวัด/ทดสอบ, บันทึกการควบคุมสิ่งแวดล้อม, ประวัติการฝึกอบรมพนักงาน
2. ทบทวนขั้นตอนการทำงาน: ทำความเข้าใจระเบียบปฏิบัติและขั้นตอนการทำงานของตัวเอง เพื่อให้สามารถตอบคำถามและอธิบายกระบวนการได้อย่างถูกต้อง
3. เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการสัมภาษณ์: ไม่ต้องกลัวการตรวจนะครับ! ผู้ตรวจจะถามคำถามเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานและเอกสารที่เราใช้ ตอบตามความเป็นจริงและให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ที่สุด
 
สรุปง่ายๆ คือ: ทั้งผู้ตรวจและผู้ถูกตรวจต้อง “ทำการบ้าน” มาให้ดี เพื่อให้การตรวจเป็นไปอย่างราบรื่นและได้ประโยชน์สูงสุดครับ!
 
เห็นไหมครับว่าการทำ Internal Audit ไม่ได้มีแค่คนตรวจเก่งๆ เท่านั้น แต่ยังต้องมีการเตรียมตัวที่ดีจากทุกฝ่ายด้วย โพสต์หน้าเราจะมาดูกันว่า “ขั้นตอนการตรวจติดตามคุณภาพภายใน” จริงๆ แล้วเป็นยังไงบ้าง

อย่าลืมกด Line, กดShare, กด Subscribe และติดตามกันนะครับ!