ตอนที่ 6: บทบาทของผู้ถูกตรวจ (Auditee) - เปิดใจรับการพัฒนา!

ตอนที่ 6: บทบาทของผู้ถูกตรวจ (Auditee) - เปิดใจรับการพัฒนา!
เราเดินทางมาถึงตอนที่ 6 กันแล้วนะครับ! ในตอนก่อนหน้านี้ เราได้เรียนรู้เกี่ยวกับผลการตรวจ และวิธีการจัดการกับข้อบกพร่องกันไปแล้ว วันนี้เราจะมาพูดถึงอีกหนึ่งบทบาทสำคัญที่มักถูกมองข้าม นั่นก็คือ “บทบาทของผู้ถูกตรวจ (Auditee)” หรือก็คือ “พนักงานในห้องปฏิบัติการนั่นเองครับ!”
หลายคนอาจจะรู้สึกประหม่าหรือกังวลเมื่อรู้ว่าจะมีการตรวจ Internal Audit ซึ่งเป็นเรื่องปกติครับ แต่ถ้าเราเข้าใจบทบาทของตัวเองและมองการตรวจว่าเป็นโอกาสในการพัฒนา ห้องปฏิบัติการของเราก็จะก้าวหน้าไปอีกขั้นได้อย่างแน่นอน!
 
Auditee คือใคร?
Auditee ก็คือ บุคลากรหรือแผนกในห้องปฏิบัติการที่ได้รับการตรวจติดตามคุณภาพภายใน นั่นเองครับ ไม่ว่าจะเป็นเจ้าหน้าที่ทดสอบ, หัวหน้าห้องปฏิบัติการ, หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่ถูกตรวจ บทบาทของ Auditee มีความสำคัญไม่แพ้ Auditor เลยนะครับ!
 
ทำไมบทบาทของ Auditee ถึงสำคัญ?
ลองนึกภาพว่าคุณหมอกำลังตรวจสุขภาพ แต่คนไข้ไม่ยอมตอบคำถาม หรือให้ข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน การวินิจฉัยโรคก็จะยากขึ้นและอาจไม่ถูกต้องใช่ไหมครับ? เช่นเดียวกัน การตรวจ Internal Audit จะมีประสิทธิภาพได้ก็ต่อเมื่อ Auditee ให้ความร่วมมืออย่างเต็มที่ครับ
 
Auditee ที่ดีควรมีบทบาทอย่างไรบ้าง?
Auditee ที่เข้าใจบทบาทของตัวเองจะช่วยให้การตรวจเป็นไปอย่างราบรื่น ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง และนำไปสู่การพัฒนาระบบคุณภาพได้อย่างแท้จริงครับ
1. เตรียมพร้อมเสมอ (Be Prepared):
ทบทวนเอกสาร: ก่อนวันตรวจ ลองทบทวนระเบียบปฏิบัติ, Work Instruction และเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณอีกครั้ง เพื่อให้เข้าใจขั้นตอนและข้อกำหนดต่างๆ
เตรียมหลักฐาน: เตรียมเอกสาร บันทึกผล หรือข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับขอบเขตการตรวจให้พร้อมและค้นหาได้ง่าย เช่น บันทึกการทำงาน, บันทึกการสอบเทียบ, บันทึกการฝึกอบรม
เข้าใจกระบวนการ: ทำความเข้าใจว่างานที่คุณทำนั้นเชื่อมโยงกับระบบคุณภาพโดยรวมอย่างไร
2. ให้ความร่วมมืออย่างเต็มที่ (Cooperate Fully):
ตอบคำถามอย่างตรงไปตรงมา: เมื่อผู้ตรวจสอบถาม ให้ตอบตามความเป็นจริง ไม่ต้องกังวลว่าจะตอบผิด เพราะการตรวจคือการหาโอกาสในการปรับปรุง
ให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์: หากมีข้อเสนอแนะหรือปัญหาที่พบในการทำงานประจำวัน สามารถแจ้งให้ผู้ตรวจทราบได้ นี่อาจเป็นจุดที่นำไปสู่การพัฒนาได้
แสดงหลักฐานตามที่ร้องขอ: ผู้ตรวจอาจต้องการดูเอกสาร บันทึก หรือสังเกตการณ์การทำงานจริง การให้ความร่วมมือจะช่วยให้การตรวจดำเนินไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
ไม่ต้องกลัว: การตรวจไม่ใช่การจับผิดเพื่อลงโทษ แต่เป็นการร่วมมือกันเพื่อทำให้ระบบของเราดีขึ้น
3. เป็นผู้ฟังที่ดี (Be a Good Listener):
รับฟังข้อเสนอแนะและข้อค้นพบ: เมื่อผู้ตรวจแจ้งข้อบกพร่อง (Nonconformity) หรือข้อสังเกต (Observation) ให้ตั้งใจฟังและทำความเข้าใจให้ชัดเจน
สอบถามเพื่อความกระจ่าง: หากมีข้อสงสัยหรือไม่เข้าใจในประเด็นใด ให้สอบถามผู้ตรวจเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง ไม่ต้องเก็บความสงสัยไว้
ยอมรับอย่างสร้างสรรค์: เมื่อพบข้อบกพร่อง ให้ยอมรับและมองว่าเป็นโอกาสในการเรียนรู้และพัฒนา ไม่ใช่เรื่องน่าอับอาย
4. มีส่วนร่วมในการแก้ไข (Participate in Corrective Actions):
หลังจากได้รับการแจ้งข้อบกพร่อง Auditee มีบทบาทสำคัญในการช่วยหาสาเหตุรากเหง้า (Root Cause) และร่วมกำหนดมาตรการแก้ไขและป้องกัน (Corrective Action) เพื่อให้มั่นใจว่าปัญหาจะไม่เกิดขึ้นซ้ำอีก
 
สิ่งสำคัญ: การมีทัศนคติเชิงบวกและมองว่า Internal Audit เป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง จะทำให้ทั้ง Auditee และห้องปฏิบัติการเติบโตไปพร้อมกันได้อย่างยั่งยืนครับ!
เป็นยังไงบ้างครับกับบทบาทของผู้ถูกตรวจ? หวังว่าจะช่วยลดความกังวลและเปลี่ยนมุมมองให้เห็นว่า Auditee ก็เป็นฟันเฟืองสำคัญในการขับเคลื่อนคุณภาพเช่นกันครับ!

ในตอนหน้า เราจะมาตอบคำถามยอดฮิตเกี่ยวกับการ Internal Audit กันบ้าง อย่าลืมกด Line, กด Share, กด Subscribe และติดตามกันนะครับ!