ตอนที่ 7: คำถามยอดฮิตเกี่ยวกับการ Internal Audit (Q&A ฉบับย่อ!)

ตอนที่ 7: คำถามยอดฮิตเกี่ยวกับการ Internal Audit (Q&A ฉบับย่อ!)
เดินทางกันมาถึงตอนที่ 7 แล้วนะครับ! ตลอดหลายตอนที่ผ่านมา เราได้เจาะลึกเรื่อง Internal Audit กันตั้งแต่พื้นฐาน ขั้นตอน บทบาทต่างๆ และการจัดการกับผลการตรวจ วันนี้ Doraemon ขอรวบรวม "คำถามยอดฮิต" ที่หลายคนมักจะสงสัยเกี่ยวกับการตรวจติดตามคุณภาพภายในมาตอบกันแบบเข้าใจง่ายๆ ครับ!
การเคลียร์ข้อสงสัยเหล่านี้จะช่วยให้เรามองเห็นภาพรวมและเข้าใจ Internal Audit ได้อย่างถ่องแท้มากยิ่งขึ้น!
 
Q&A: คำถามยอดฮิตเกี่ยวกับการ Internal Audit
คำถามที่ 1: การตรวจ Internal Audit ต้องตรวจทั้งหมดเลยไหม? (ทุกแผนก ทุกเอกสาร ทุกข้อกำหนด?)
คำตอบ: ไม่จำเป็นต้องตรวจทั้งหมดในครั้งเดียวครับ! การตรวจติดตามภายในสามารถทำได้โดยใช้วิธี "สุ่มตรวจ (Sampling)" หรือเลือกตรวจเฉพาะบางส่วนก็ได้ โดยจะมีการวางแผนการตรวจประจำปี (Audit Program) ที่ครอบคลุมทุกข้อกำหนดและทุกกระบวนการ/แผนกของห้องปฏิบัติการภายในระยะเวลาที่กำหนด (เช่น 1 ปี) ในแต่ละครั้งของการตรวจ (Audit Cycle) เราอาจจะเลือกตรวจบางส่วนของระบบ แต่เมื่อรวมการตรวจตลอดทั้งปีแล้ว ต้องมั่นใจว่าได้ครอบคลุมทุกอย่างตามข้อกำหนดของ ISO/IEC 17025:2017 และเอกสารระบบคุณภาพของเราครับ
 
คำถามที่ 2: การทำ Internal Audit ใช้เวลานานแค่ไหน?
คำตอบ: ขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อนของห้องปฏิบัติการ และขอบเขตของการตรวจในแต่ละครั้งครับ
ห้องปฏิบัติการขนาดเล็ก อาจใช้เวลา 1-2 วัน
ห้องปฏิบัติการขนาดกลางถึงใหญ่ หรือมีขอบเขตการตรวจที่กว้างขวาง อาจใช้เวลาหลายวัน หรือแบ่งการตรวจเป็นหลายช่วง
การวางแผนการตรวจที่ดีจะช่วยให้สามารถกำหนดเวลาได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพครับ
 
คำถามที่ 3: ถ้าห้องปฏิบัติการหาคนมาทำหน้าที่เป็นผู้ตรวจ (Auditor) ไม่ได้ ต้องทำยังไง?
คำตอบ: หากขาดบุคลากรภายในที่มีคุณสมบัติเพียงพอหรือไม่มีความเป็นกลางในการตรวจ สามารถทำได้ดังนี้ครับ:
ส่งบุคลากรไปฝึกอบรม: พัฒนาบุคลากรภายในให้มีความรู้และได้รับการรับรองเป็นผู้ตรวจ
ใช้ผู้ตรวจจากภายนอก (External Auditor): อาจจะว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญจากบริษัทที่ปรึกษาหรือหน่วยงานภายนอกที่มีคุณสมบัติเป็น Auditor มาดำเนินการตรวจให้
แลกเปลี่ยนผู้ตรวจกับห้องปฏิบัติการอื่น: ในกรณีที่สามารถทำได้และไม่มีข้อขัดแย้งทางผลประโยชน์ อาจมีการตกลงแลกเปลี่ยนบุคลากรเพื่อทำหน้าที่เป็นผู้ตรวจให้กันและกัน
 
คำถามที่ 4: ถ้าผลการตรวจ Internal Audit พบข้อบกพร่องเยอะมาก ต้องทำยังไง? ระบบของเราแย่มากเลยใช่ไหม?
คำตอบ: อย่าเพิ่งท้อแท้ครับ! การเจอข้อบกพร่องเยอะๆ ไม่ได้หมายความว่าระบบของเราแย่เสมอไป แต่อาจหมายความว่า
ผู้ตรวจทำงานอย่างละเอียด: ผู้ตรวจตั้งใจทำงานและค้นหาจุดที่ต้องปรับปรุงอย่างรอบคอบ
ระบบยังมีช่องว่างที่ต้องพัฒนา: นี่คือโอกาสดีที่เราจะได้เรียนรู้และพัฒนาระบบให้แข็งแกร่งขึ้น!
สิ่งที่สำคัญคือ “การดำเนินการแก้ไขและป้องกัน (Corrective Action)” อย่างจริงจังและเป็นระบบตามที่เราได้เรียนรู้ในตอนที่ 5 ครับ การแก้ไขที่ต้นเหตุจะช่วยให้ห้องปฏิบัติการของคุณดีขึ้นอย่างแน่นอน
 
คำถามที่ 5: เราต้องทำ Internal Audit บ่อยแค่ไหน?
คำตอบ: มาตรฐาน ISO/IEC 17025:2017 ไม่ได้ระบุความถี่ที่ชัดเจน แต่โดยทั่วไปแล้ว แนะนำให้ทำ อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าระบบยังคงรักษาประสิทธิภาพและสอดคล้องกับข้อกำหนดอยู่เสมอ นอกจากนี้ อาจมีการตรวจเพิ่มเติมได้หากมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในระบบหรือกระบวนการทำงาน
 
คำถามที่ 6: Internal Audit ต่างจาก External Audit อย่างไร?
คำตอบ:
·      Internal Audit (การตรวจภายใน): ตรวจโดยบุคลากรภายในห้องปฏิบัติการเอง (หรือบุคคลภายนอกที่เราจ้างมา) เพื่อประเมินระบบของเราเอง เน้นการหาโอกาสในการปรับปรุง
·      External Audit (การตรวจภายนอก): ตรวจโดยผู้ตรวจจากหน่วยงานรับรอง (Accreditation Body) หรือลูกค้า เพื่อประเมินว่าห้องปฏิบัติการมีความสามารถและเป็นไปตามมาตรฐาน ISO/IEC 17025:2017 เพื่อออกใบรับรองหรือเพื่อการอนุมัติ เป็นการประเมินจากบุคคลที่สามที่เป็นกลาง
 
หวังว่าคำถามและคำตอบเหล่านี้จะช่วยคลายข้อสงสัยและทำให้ทุกคนเข้าใจ Internal Audit ได้อย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้นนะครับ! ในตอนหน้า ซึ่งเป็นตอนสุดท้าย เราจะมาสรุปหัวใจสำคัญของ Internal Audit กันครับ! อย่าลืมกด Line, กดShare, กด Subscribe และติดตามกันนะครับ!